تحلیل نیازمندی‌ها در مراحل پیاده‌سازی هوش تجاری (BI)

مقدمه

پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI) به طور مستقیم به تحلیل دقیق نیازمندی‌های کسب و کار وابسته است. تحلیل نیازمندی‌ها، اولین و یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند پیاده‌سازی BI است که پایه و اساس سایر مراحل را تشکیل می‌دهد. این مرحله به شناسایی و تعریف دقیق داده‌ها، فرآیندها و اهداف کسب و کار کمک می‌کند. و تضمین می‌کند که سیستم BI نهایی نیازهای سازمان را به خوبی برآورده می‌کند.

۱. پیش نیاز های پیاده سازی هوش تجاری و اهداف آن

یکی از موارد مهم این است که بررسی کنیم آیا سازمان واقعا نیاز به BI دارد؟ یا اینکه چه اهدافی را دنبال می کند؟ مثلا می خواهد فروش ریالی خود را افزایش دهد یا می خواهد عملکرد منابع انسانی خود را تحلیل کند. حتی ممکن شما به این جمع بندی نرسیده باشید که آیا مجموعه شما به بلوغ لازم برای پیاده سازی هوش تجاری رسیده است یا خیر.

همچنین لازم به ذکر است که راه اندازی هر گونه سیستم تحلیلی نیاز به سروری قوی از نظر سخت افزاری دارد که در حوصله این بحث نمی گنجد.

بخوانید:خدمات مشاوره هوش تجاری (BI)

۲. ممیزی و جمع آوری داده ها

در تمامی مراحل پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI) بدون شک دیتای شما نقش اساسی را ایفا می کند. نیاز دارید که داده های خود را جمع آوری و پاک سازی کرده و همچنین صحت سنجی کنید که آیا قابلیت لازم برای این سیستم را دارند یا خیر.

در این مرحله نیاز دارید تا انبار داده یا DW راه اندازی کنید تا تمامی داده ها در مکانی واحد گردآوری شوند.

۳. ایجاد و بررسی شاخص ها

موردی بسیار مهم در راه تحلیل اطلاعات سازمان ، شاخص یا KPI می باشد. شاخص کلیدی عملکرد یا Key Performance Indicators روشی است که به شما میزان خوب بودن را نشان می دهد. برای همین اهمیت دارد KPIهای خود را به درستی تعریف کرده یا از شرکت هایی برای پیاده سازی BI استفاده کنید که شناخت خوبی در این بخش دارند.

تحلیل نیازمندی‌ها به دلایل زیر بسیار حیاتی است:

تعیین دقیق اهداف: این تحلیل به شناسایی اهداف کلیدی کسب و کار و نحوه پشتیبانی BI از این اهداف کمک می‌کند.

جلوگیری از اتلاف منابع: با تعریف دقیق نیازها، از هدر رفتن منابع مالی و زمانی جلوگیری می‌شود.

افزایش کارایی:

تحلیل صحیح نیازمندی‌ها در مراحل پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI) منجر به طراحی و پیاده‌سازی سیستمی می‌شود که کارایی سازمان را بهبود می‌بخشد.

مراحل تحلیل نیازمندی‌ها :

1. شناخت ذینفعان و جمع‌آوری نیازمندی‌ها :

اولین قدم در تحلیل نیازمندی‌ها، شناسایی ذینفعان اصلی (مانند مدیران ارشد، مدیران میانی، تحلیل‌گران کسب و کار و کاربران نهایی) است. برگزاری جلسات و مصاحبه‌ها با این ذینفعان به جمع‌آوری اطلاعات ارزشمندی در مورد نیازها و انتظارات آنها کمک می‌کند.

2. تحلیل فرآیندهای کسب و کار

در این مرحله، فرآیندهای جاری کسب و کار مورد تحلیل قرار می‌گیرند. تا نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود شناسایی شوند. این تحلیل به درک بهتر جریان داده‌ها و چگونگی پشتیبانی BI از این فرآیندها کمک می‌کند.

3. شناسایی و تحلیل منابع داده

شناسایی منابع داده‌های موجود (مانند پایگاه‌های داده، سیستم‌های ERP، فایل‌های Excel و غیره) و بررسی کیفیت، دقت و کامل بودن این داده‌ها بسیار مهم است. این اطلاعات پایه‌ای برای طراحی انبار داده (Data Warehouse) و فرآیندهای ETL (Extract, Transform, Load) فراهم می‌کند.

4. تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) باید براساس اهداف کسب و کار تعریف شوند. این شاخص‌ها ابزارهایی برای اندازه‌گیری موفقیت و کارایی سیستم BI خواهند بود.

5. . تعیین نیازمندی‌های فنی و امنیتی:

نیازمندی‌های فنی شامل ظرفیت سرورها، نیازهای نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها است. همچنین، نیازمندی‌های امنیتی برای حفاظت از داده‌ها و اطمینان از دسترسی‌های مجاز باید تعریف شوند.

6. . مستندسازی نیازمندی‌ها

در مراحل پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI)، تمام نیازمندی‌های جمع‌آوری شده باید به طور دقیق مستندسازی شوند. این مستندات به عنوان مرجع برای مراحل بعدی پیاده‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند و اطمینان حاصل می‌کنند که هیچ جزئیاتی از قلم نمی‌افتد.

• ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده مصاحبه‌ها و جلسات:  برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها و درک دقیق انتظارات ذینفعان.
• نمودارهای جریان داده: برای نمایش بصری جریان داده‌ها و فرآیندهای کسب و کار.
• تحلیل SWOT: برای شناسایی نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای مرتبط با پیاده‌سازی BI.
• نرم‌افزارهای مدل‌سازی: مانند Microsoft Visio برای ایجاد نمودارهای فرآیندی و مدل‌های داده.

چالش‌ها و راهکارها :

چالش‌ها عدم همخوانی بین تیم‌ها: در مرحله پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI) ، ممکن است نیازهای مختلفی از سوی تیم‌های مختلف مطرح شود که نیاز به هماهنگی دقیق دارد.

داده‌های نامناسب: کیفیت پایین داده‌ها می‌تواند چالشی بزرگ در تحلیل نیازمندی‌ها باشد.

مقاومت در برابر تغییر: کاربران ممکن است در برابر تغییرات جدید مقاومت کنند

راهکارها تشکیل تیم‌های چند تخصصی: همکاری نزدیک بین تیم‌های IT و کسب و کار.

استانداردسازی داده‌ها: استفاده از روش‌های تمیز کردن و استانداردسازی داده‌ها.

آموزش و آگاهی‌بخشی: آموزش کاربران و برگزاری جلسات توجیهی برای کاهش مقاومت در برابر تغییر.

انواع تحویل

انواع تحویل هایی که در مرحله پیاده‌سازی موفق هوش تجاری (BI) می توانید از طریق پیاده سازی هوش تجاری دریافت کنید:

• تجزیه و تحلیل موقت: به شما کمک میکند تا به یک سوال تجاری واحد پاسخ دهید. با تمرکز بر روی یک موضوع خاص، این ابزار می تواند گزارشی را که قبلاً وجود ندارد ایجاد کند یا در یک گزارش ایستا بیشتر جستجو کند تا جزئیات بیشتری درباره روند خاص کسب و کار یا بخشی از عملیات بدست آورد.
• پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP):به کاربران امکان میدهد داده های خاصی را استخراج و پرس و جو کنند تا از دیدگاه‌های مختلف آن را تجزیه و تحلیل کنند. این ماده معمولاً برای تحلیل روندها، گزارش‌های مالی، پیش بینی فروش یا سایر اهداف  استفاده می شود.
• BI در زمان واقعی:هوش تجاری در زمان واقعی کاربران را قادر می سازد تا با دسترسی به سیستم های عملیاتی یا تغذیه اطلاعات کسب و کار در یک انبار داده در زمان واقعی و یا سیستم واقعی ، داده های لحظه به لحظه را بدست آورند.
• BI عملیاتی:هوش تجاری عملیاتی رویکردی برای تجزیه و تحلیل داده ها است که تصمیمات و اقدامات مربوط به فعالیت‌های تجاری را  براساس داده های بی‌درنگ هنگام تولید یا جمع آوری توسط شرکت‌ها قادر میسازد. به طور معمول، فرآیند تجزیه و تحلیل داده ها به صورت خودکار انجام می شود و اطلاعات حاصل در سیستم های عملیاتی برای استفاده فوری توسط مدیران مشاغل و کارگران ادغام میشود.
• BI  مشارکتی:از طریق ترکیب نرم افزار هوش تجاری با ابزارهای همکاری برای پشتیبانی از تصمیم گیری بهبود یافته مبتنی بر داده پدیدار میشود.

نتیجه‌گیری :

تحلیل دقیق نیازمندی‌ها ، پایه و اساس پیاده‌سازی موفق هوش تجاری است. با انجام این مرحله به صورت دقیق و کامل، می‌توان اطمینان حاصل کرد که سیستم BI نهایی تمامی نیازهای کسب و کار را برآورده می‌کند و به بهبود تصمیم‌گیری‌ها، افزایش کارایی و دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان کمک می‌کند.