هوشمندی کسب و کار چیست؟
داشتن دانش عمیق نسبت به همه ی عوامل مثل: مشتریان (جامعه هدف و مخاطبین، ارباب رجوع و …) رقبا، محیط اقتصادی، عملیات و فرآیند های سازمانی (مالی، فروش، تولید، منابع انسانی و…) که تاثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می گذارد، هوشمندی کسب و کار است.
به عبارت دیگر :“هوشمندی کسب و کار مجموعه ای از ابزارها و فرآیندها و تکنولوژی هایی است که که در تبدیل داده های خام به اطلاعات و استخراج دانش از این اطلاعات به منظور تسهیل و بهینه سازی فرآیند تصمیم گیری دخالت دارد”هوشمندی کسب و کار یک سیستم جدید، برنامه نرم افزاری یا یک پروژه مستقل نیست.
یک چارچوب کاری شامل فرآیندها، ابزار و تکنولوژی های مختلف است که برای تبدیل داده به اطلاعات و اطلاعات به دانش مورد نیاز هستند. با استفاده از دانش به دست آمده، مدیران سازمان می توانند بهتر تصمیم گیری کنند و با طرح برنامه های عملی برای سازمان، فعالیت های تجاری را به صورت مؤثرتری انجام دهند.هوشمندی کسب و کار امروزه ابزار قدرتمندی را در اختیار سازمان ها قرار می دهد که به آنها در شناخت بهتر مشتریان (Customer) و تهیه کنندگان (Suppliers) کمک شایانی می کند. همچنین با کمک آن می توان کارایی عملیات داخلی یک سازمان را تعیین کرد. سیستم های هوشمندی کسب و کار موجب ایجاد بهبود در کارایی تجاری سازمان ها از طریق استفاده صحیح و پیشرفته از اطلاعات مربوط به مشتریان، تهیه کنندگان و عملیات تجاری داخلی سازمان ها می شوند. البته در ابتدا باید بتوان یک ساختار مناسب برای هوشمندی کسب و کار در سازمان موردنظر با توجه به نیازهای تحلیلی موجود در آن سازمان طراحی کرد.
همچنین زیرساخت فناوری اطلاعات سازمان، باید از نظر توانایی پشتیبانی ساختار مورد نظر ارزیابی شود.مفهوم Business Intelligence در ابتدا خیلی ترسناک به نظر می رسد. بانک های اطلاعاتی بسیار حجیم و پراکنده باید با گروه های مختلف کارمندان سازمان به صورت سحرآمیزی ترکیب شوند ولی عملا می توان آن را در یک جمله تعریف کرد:هوشمندی کسب و کار چیزی نیست مگر فرآیند بالابردن سوددهی سازمان در بازار رقابتی با استفاده هوشمندانه از داده های موجود در فرآیند تصمیم گیری در سازمان.هوشمندی کسب و کار دسته وسیعی از فرآیندهای تجاری، نرم افزارهای کاربردی و تکنولوژی ها را شامل می شود که بوسیله آنها داده های اطلاعاتی جمع آوری، ذخیره سازی و تحلیل می شوند و نتایج به دست آمده به طریقه مناسبی در اختیار کاربر مربوطه قرار می گیرد.
این کاربران در حقیقت افراد تصمیم گیرنده سازمان هستند که با استفاده کردن از نتایج به دست آمده می توانند تصمیمات بهتری برای سازمان بگیرند. هوشمندی کسب و کار، نه بعنوان یک محصول و نه بعنوان یک سیستم، بلکه بعنوان یک معماری موردنظر است که شامل مجموعه ای از برنامه های کاربردی و تحلیلی است که به استناد پایگاه های داده عملیاتی و تحلیلی به اخذ و کمک به اخذ تصمیم برای فعالیت های هوشمندی کسب و کار می پردازند.
تعریف هوشمندی کسب و کار
رویکرد سازمانها به سمت بهره گیری از هوشمندی کسب و کار گرایش پیدا کرده است. در واقع سازمان ها سایر پارادایم ها را بر اساس موازین هوشمندی کسب و کار هم جهت می کنند. هوشمندی کسب و کار، کاربرد تجاری داده کاوی شامل تجزیه و تحلیل داده های آماری وضعیت کسب و کار سازمان است. در حالی که داده کاوی به جنبه فنی تحلیل و ارزیابی اشاره دارد، هوشمندی کسب و کار به جنبه‌های کاربردی مربوط به امور کسب و کار می‌پردازد.
در واقع هوشمندی کسب و کار، مجموعه مهارت ها، کاربردها، فناوری ها و عملکردهایی برای ذخیره، بازیابی، تجزیه و تحلیل داده، اطلاعات و دانش در سازمان و محیط کسب و کار در جهت کمک به فرایند تصمیم سازی از طریق ارزیابی و تحلیل به منظور افزایش کارایی و اثربخشی برای گسترش توانایی رقابتی سازمان است. این مهارت ها، کاربردها، فناوری ها و عملکردها شامل مراکز داده سازمانی و فرا سازمانی، نرم افزارهای کاربردی، مدل‌های کسب و کار و الگوهایی است که به سازمانها کمک میکنند تا داده و اطلاعات پراکنده و به هم ریخته موجود در سازمان و فراگرد آن را به اطلاعاتی دسترس پذیر، قابل فهم، تبادل پذیر وکارگشا برای تصمیم‌سازی در سطوح مختلف سازمان تبدیل کنند.
سازمان با استفاده از این مهارتها، کاربردها، فناوری ها و عملکردها قادر خواهد بود وضعیت خود و رقیبان را بررسی و ارزیابی کند. سیستم‌های هوشمندی کسب و کار، امکان استخراج الگوهای عملکردی و رفتاری از داده‌های موجود در مراکز داده را فراهم می‌نمایند.این الگوها در تهیه گزارش به منظور تصمیم سازی راهبردی و برنامه ریزی به مدیران کمک می‌نمایند.از جمله کاربردهای سیستم‌های مبتنی بر هوشمندی کسب و کار را می توان
- استخراج و تحلیل داده ها از منابع متعدد نظیر سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان،
- مدیریت ارتباط مشتری،
- مدیریت زنجیره تامین،
- چرخه اتوماسیون اداری و اطلاعات بازار کسب و کار به منظور شناسایی الگوها و تشخیص مسائل عنوان نمود.
برای مثال می توان گفت موفقیت در برنامه ریزی منابع سازمان منوط به تشخیص روند کسب و کار و چرخه امور درون سازمان و استخراج تحلیل‌های آماری از اطلاعات جمع‌آوری شده است و همچنین می توان گفت در مدیریت زنجیره تامین حصول موفقیت، منوط به داشتن تحلیل‌های آماری از وضعیت تامین کنند گان می باشد.
در ضمن می توان به Analytical CRM در بحث مدیریت ارتباط مشتریان اشاره نمود. با داغ تر شدن موضوع هوشمندی کسب و کار ابرازهای مدیریت پایگاه داده و ابزارهای گزارشگیری آماری مطرح به سمت فناوری داده کاوی نوین گرایش پیدا کرده اند. آنها غالباً متکی بر نرم‌افزار مدیریت پایگاه داده (DBMS) و به ابزار مکملی جهت تحلیل و الگو یابی مجهز شده اند. این سیستم‌ها دسترسی به حجم عظیمی از داده‌ها بصورت متراکم، فیلتر شده و طبقه‌بندی شده را فراهم می‌سازند این داده‌ها برخلاف محتویات پایگاه داده، پردازش شده و به اطلاعات تبدیل می شوند. به‌همین دلیل فرآیند تصمیم‌سازی براساس این اطلاعات آسان‌تر و امکانپذیر است.
سیستم‌های مبتنی بر هوشمندی کسب و کار قادرند بصورت پویا داده‌ها را در قالب‌ها و صورت‌های اطلاعاتی متراکم و یکپارچه از قبیل جداول، نمودارهای متنوع، گزارش کنند. از این رو تحلیل‌گران می توانند تفسیر روشنی از آنها ارائه کنند؛ تا مدیران در روند تصمیم سازی از اطلاعات و دانش حاصله بهره مند شوند. سازمان باید رفتارها و فعالیت‌های خویش را شناسایی کرده و رابطه بین آنها و اهداف و برنامه‌های سازمان را در شرایط واقعی یعنی در ارتباط با مشتریان، فرآیندهای درونی سازمان و فعالیت شرکت‌های رقیب تعیین و تحلیل کند.
بیشتر بخوانید : سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS)
اهداف اصلی هوشمندی کسب و کار
- تشخیص نیازهای اطلاعاتی ضروری و حساس سازمان
- تشخیص سیگنال‌های محیط کسب و کار
- جمع‌آوری و بهینه سازی داده و ااطلاعاتیی که از منابع بیرونی
- استفاده بهینه از اطلاعات و دانش پرسنل سازمان
- دسته بندی و تحلیل حجم عظیمی از داده ها و اطلاعاتی
- اصلاح و بهینه سازی ابزارهای سیستم‌های اطلاعاتی و محاسباتی
- استفاده درست و به جا از داده‌ها و اطلاعات سازمان
نتایج فنی سیستم های هوشمندی کسب و کار
- پرس و جو و گزارش گیری: : اغلب سیستم های هوشمندی کسب و کار، تحلیل‌های Slice & Dice (شکستن اطلاعات به قطعات کوچکتر برای بررسی آنها از دیدگاه های مختلف برای فهم بهتر آنها) بر روی اطلاعات موجود در پایگاه داده انجام می دهند.
- داده کاوی: ابزارهای تحلیل (On-Line Analytical Processing) OLAP و داده کاوی امکان تحلیل های پیش گویانه و چند بعدی را فراهم می آورند.
- مدیریت فرایندهای کسب و کار: شامل مدیریت فرایندهای برنامه ریزی جامع، مالی، سازمانی، خدمات مشتری و زنجیره تامین است .(Business Process Management)
- ارائه اطلاعات: نمایش نتایج جستجو ها و گزارش‌ها میتواند از طریق برنامه های کاربردی اختصاصی، داشبوردها (برنامه های کاربردی که اطلاعات را از مولفه های مختلف بصورت یکپارچه و واحد نمایش می‌دهند)، اینترانت و اینترنت ممکن گردد.
تحلیل مزیت ها و معایب رقبا
هدف از تحلیل رقبا، بررسی نقاط قوت و ضعف رقبا در بازار، بررسی راهبردهای آنها و موانع موجود برای رقابت است.برای بدست آوردن یک برتری و به روز کردن هوشمندی رقابتی، شرکت ها قبل از هر توسعه خدمت و محصولی باید راهبرد ها، میزان فروش، امور مالی، توسعه و تحقیق، تولید، خرید، بازاریابی و غیره خود، شرکت های همکار و رقبا را بررسی کنند. این اطلاعات اغلب در سیستم های کاربردی، روزنامه ها، گزارش سالیانه، مطالب و یافته های علمی، دستاوردهای جدید فناوری وجود دارند. این اطلاعات به دو نوع کیفی (مبتنی بر تحلیل و اظهار نظر) و حقیقی (آمار و ارقامی که در منابع اطلاعاتی موثق) دسته بندی میشوند.
انبوه داده ها و اطلاعات
هر روزه بیش از صد میلیون صفحه حاوی داده و اطلاعات به شبکه اینترنت اضافه میشود. واحدهای سازمانی مانند واحد تحقیق و توسعه، مالی، اداری و تولید تیمی متشکل از چند نفر شروع به جمع آوری و نگهداری اطلاعات میکنند و اغلب اطلاعات یکسان با اسامی متعدد با دوباره کاری بایگانی می شوند.
امروزه عامل زمان و سرعت العمل برای موفقیت و بقای کسب و کار تعیین کنند است؛ سازمان ها با بهره مندی از ابزارهای اطلاعاتی، اطلاعات مورد نظر را به سرعت از منابع استخراج می کنند. و بنا بر پیشرفت روز افزون فناوری، این سیستم ها هزینه کمی دارند. از جمله دلایل علاقمندی سازمان ها به این سیستم ها عبارتنداز:
- رقابتی شدن بازار و افزایش نواوری ها و ابتکارات
- کاهش هزینه های مرتبط با دسترسی به اطلاعات مربوط به کسب و کار
- محدودیت زمانی برای بدست آوری این اطلاعات رقابتی برای سازمانها
- مواجه شرکت ها با کمبود نیروی بسیار ماهر و مجرب بدلیل رقابت تنگاتنگ
- افزایش پیچیدگی مدیریت حتی برای شرکت های کوچک که بصورت بین المللی کار میکنند.
- برنامه‌ریزی و سازماندهی: مرحله برنامه‌ریزی و هدایت در ابتدا و انتهای فرآیند هوشمندی کسب و کار بکار بسته می شود. ابتدا، متعاقب درخواست مدیریت ارشد قاعده مند نمودن سئوالات، برنامه‌ریزی برای پاسخ به سئوالات آغاز می شود.
- جمع آوری اطلاعات از منابع: منابع زیادی برای کسب اطلاعات در سازمان وجود دارند. با علم به اینکه اطلاعات، آگاهی و هوشمندی نیستند؛ می توان گفت اطلاعات بعد از تحلیل و پردازش به هوش و دانش تبدیل میشوند. در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی و منابع اطلاعاتی (مراکز داده) جمع‌آوری، پردازش و پالایش شده، بعنوان منابع لازمه مورد تحقیق و بررسی قرار میگیرند تا آگاهی و دانش لازم و مناسب برای سوالات و خواسته ها حاصل شود.
- جمع آوری اطلاعات از منابع: منابع زیادی برای کسب اطلاعات در سازمان وجود دارند. با علم به اینکه اطلاعات، آگاهی و هوشمندی نیستند؛ می توان گفت اطلاعات بعد از تحلیل و پردازش به هوش و دانش تبدیل میشوند. در این مرحله اطلاعات از کلیه پایگاه‌های اطلاعاتی و منابع اطلاعاتی (مراکز داده) جمع‌آوری، پردازش و پالایش شده، بعنوان منابع لازمه مورد تحقیق و بررسی قرار میگیرند تا آگاهی و دانش لازم و مناسب برای سوالات و خواسته ها حاصل شود.
- تجزیه و تحلیل اطلاعات: در این مرحله با استفاده از فناوری پیشرفته از اطلاعات مجتمع شده، هوشمندی مورد نظر حاصل می‌گردد. سیستم در انتهای این مرحله پاسخ هوشمندانه‌ای به سئوالات مدیران ارائه می کند.
تیم بررسی کننده از ابزارهای کاوش اطلاعات برای دسته بندی و تحلیل آنها استفاده کرده، آگاهی و دانش و به همراه آن هوشمندی را فراهم میکند. نتیجه این کار جواب سوالات مورد نظر است که در قالب ارائه گزارشات، جداول و نمودارها منتشر شده، امکان تغییر سئوال و یا بررسی موضوع از زوایای دیگر منجر به تکرار چرخه فرآیند فوق خواهد گردید. در این قسمت سوالات جانبی دیگری نیز ممکن است ایجاد شده، که برای حل و رسیدن به جواب، به مرحله ابتدایی ارسال میشود.
- دسته بندی و نشر: ابزارهای گزارشگیری در سطح عملیاتی از کارآیی لازم برای مدیران برخوردار نیستند؛ و مدیران استفاده مؤثری از آنها ندارند. استقرار سکوی هوشمند کسب و کار در سازمان و استفاده از راهکاری مناسب، ضروری می نماید. سازمانها با استفاده از نرم‌افزارهای مبتنی بر هوشمندی کسب و کار میتوانند اثربخشی استفاده از ساختارهای اطلاعاتی موجود را در راستای اهداف سازمان افزایش دهند؛ تااطلاعات از حالت عملیاتی و محدود به استفاده در لایه‌های اجرایی سازمان به آگاهی و دانش قابل استفاده جهت مدیریت سازمان توسعه یابند. این ابزارها میتوانند برای کلیه اطلاعات و داده‌های تولید شده در سازمان مورد بهره‌برداری قرار گیرند.
هوش تجاری برای تجارت الکترونیک
هوش تجاری تکنولوژی است که داده‌های یک بیزینس را جمع‌آوری کرده و با تحلیل آنها اطلاعات زیادی را به عنوان خروجی به شما می‌دهد.در تجارت الکترونیک، داده‌های آنی وبسایت‌ها تحت فرآیند ETL استخراج میشوند، تغییرات لازم در آنها ایجاد میشود و سپس در انبار داده (Data WareHouse) ذخیره میشوند و در نهایت بیزینس‌ها توسط هوش تجاری تحلیل و بررسی می شوند.به دلایل زیر، استفاده از هوش تجاری برای تجارت الکترونیک ضروری است:
- تصمیم گیری دقیق: هوش تجاری به کسب و کارهای مبتنی بر تجارت الکترونیک این امکان را می‌دهد که بر اساس حقایق آماری تصمیم‌گیری کنند. حقایق آماری مذکور میتوانند به تصمیم‌گیری‌هایی که به رشد بیزینس در آینده منجر میشود، کمک کنند.
- افزایش درآمد: هوش تجاری به کسب و کارهای مبتنی بر تجارت الکترونیک این امکان را می‌دهد که بر اساس سلیقه ی مشتریان، تجربه‌های آنها در خرید آنلاین و رفتار خرید آنها، روندهای خرید را به صورت جزئی مورد بررسی قرار دهند که در نهایت موجب بهبود فروش می شود.
- بازدهی عملیاتی: افزایش سود و کاهش هزینه را می‌توان هدف همه‌ی کسب و کارها تلقی کرد. هوش تجاری همه ی داده‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهد و به کسب و کارهای مبتنی بر تجارت الکترونیک کمک میکند تا متوجه شوند که ضعف آنها در چه مواردی بوده است. این ضعف‌‌ها میتوانند مواردی از قبیل مشکل کیفیت محصولات، استراتژی فروش ضعیف به دلیل نبود تحقیق کافی درباره‌ی بازار هدف و سایر موارد باشد که یقینا نیازمند راهحلهایی سریع و پربازده هستند.
- برتری یافتن نسبت به رقبا: هوش تجاری با ارائه‌ی دیدی جامع از مشتری، به بیزینس‌ها کمک میکند که رفتار مشتریان را تحلیل کنند، نیازهای آنها را تحلیل کنند و بر آن اساس بهترین خدمات را به مشتریان ارائه دهند. هوش تجاری با تحلیل الگوی خرید مشتریان، کسب و کارهای الکترونیکی را قادر می‌سازد مشتریان مناسب خود را جذب کنند و از فرصت‌های فروش از دست رفته به صورت بهینه در آینده بهره ببرند.
- مدیریت کسب و کار به صورت داخلی و رفع مشکلات: هوش تجاری به بیزینس‌های الکترونیکی این امکان را می‌دهد که انبار خود را صحیح مدیریت کنند و با تحلیل داده‌های خود درباره‌ی مشتریان و الگوی خرید آنها موجودی انبار برای کالاهای مختلف را به صورت بهینه تامین نمایند. در نتیجه، با پیش بینی دقیق، از مشکل نبود موجودی برای کالاهای مختلف نیز جلوگیری خواهند کرد. از طرفی دیگر، هوش تجاری اطلاعات ارزشمندی در خصوص پیش بینی اضافی انبار و موجودی بیش از حد مورد نیاز در آینده را فراهم میکند و قبل از این که منجر به ایجاد مشکل شود از این اتفاق جلوگیری خواهد کرد.
هوش کسب و کار (BI) چیست؟
داده های اولیه عملیاتی سازمان معمولا در پایگاه داده ها نگهداری میشود. داده های تولید، میزان فروش، خرید، انبار، مشتریان و غیره در پایگاه داده ها حفظ میشوند. عملیات روزانه کارکرد سیستم ها به طور مستمر این داده ها را به روز می نماید. همچینین داده های تاریخی سازمان باید به منظور به کارگیری مجدد نگهداری شوند. به کارگیری انباره داده میتواند داده های سازمانی (تاریخی و عملیاتی) را به منظور اهداف تحلیلی در یکی جمع و نیازهای اطلاعاتی تصمیم گیرندگان را پاسخ دهد.
هوش تجاری یا هوشمندی کسب و کار (Business Intelligence) که به اختصار BI خوانده می شود، به فرایند تبدیل داده های خام به اطلاعات کسب و کار مدیریتی گفته می شود که به مدیران سازمان کمک می کند تا تصمیمات خود را سریع تر و بهتر اتخاذ کنند و بر اساس اطلاعات صحیح، عملکرد درست و سنجیده ای از خود نشان دهند. به کمک هوش کسب و کار می توان کاوش و تحلیل اطلاعات را ساده نمود.
برای بهره گیری از نرم افزار های هوش کسب و کار یا BI ، کاربران میتوانند پرس و جو های مورد نظر خود را انجام و درخواست گزارش ویژه نمایند و یا بر اساس نیاز تحلیل هایی را از سیستم درخواست کنند. نتایج پرس و جو ها، درخواست ها (گزارشات، تحلیل ها) می تواند به شکل گزارش، پیش بینی، هشدار و یا نمودار ها ارائه شود.
در سازمانی که BI در آن بکار گرفته میشود، مدیران میتوانند اطلاعات هزینه‌ها را از داخل سازمان استخراج نمایند و بدانند که هزینه‌ها چه هستند درنتیجه می توانند تصمیم‌هایی برای کاهش و حذف آنها بگیرند و همچنین تغییرات آینده را پیش‌بینی کنند و برای مسائل خود راه‌حلی مناسب داشته باشند.هوشمندی کسب‌وکار یعنی در اختیار قراردادن اطلاعات مناسب به افراد مناسب در زمان مناسب برای اخذ تصمیم مناسب
بیشتر بخوانید : چرا هوش تجاری؟
چرا باید از BI در تجارت خود استفاده کنیم ؟
طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راهحلهایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خریدِ جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.
نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمّی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک میکنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد. BI با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته میشوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد.
اهداف هوش تجاری چیست ؟
اهداف سیستم های هوش کسب و کار را می توان در موارد زیر خلاصه کرد:
- تصمیم گیری کلان مبتنی بر تجربیات گذشته سازمان (Data-Driven decision making)
- یکپارچگی اطلاعات کل سازمان در یک سیستم (Single version of the truth)
- کاوش آسان و دسترسی به اطلاعات در حداقل زمان ممکن
- تسریع و بهبود فرآیند تصمیم گیری
- تشخیص، پیش بینی و مقایسه روند ها
چگونه BI را بهینه سازی کنیم ؟
- چگونگی تصمیم‌گیری مدیران اجرایی را تجزیه و تحلیل کنید.
- به کیفیت داده‌ها توجه کنید.
- بررسی کنید که مدیران اجرایی برای اتخاذ سریع تصمیمات درست به چه اطلاعاتی احتیاج دارند.
- معیارهای اجرایی‌ای تعیین کنید که بیشتر به کسب و کار مرتبط باشند.
- زمینه‌ای برای تأثیر این معیارهای اجرایی فراهم کنید.
مزایای استفاده از هوش کسب و کار:
- توانایی مشاهده اطلاعات از منابع مختلف با استفاده از یک واسط ساده، مثل دیدن آن دسته از اطلاعات فروش که با هزینه های سازمانی نرتبط است.
- توانایی مشاهده خلاصه ای از داده های پراکنده در بخش های مختلف سازمان، مثل حقوقی که به کارمندان پرداخت شده، فروش کل شرکت برای یک دوره زمانی مشخص و مانند آن.
- توانایی مشاهده اطلاعات بر محور زمان، مثل مقایسه اطلاعات دیروز، ماه گذشته و فصل آخر پنج سال گذشته با هدف مشاهده تغییراتی که سازمان در طول زمان به خود دیده است.
- با استفاده از سیستم هوش کسب و کار پاسخ این سوال تا حدودی برای مدیران روشن می شود که اگر به فرض فروش شرکت در یک دوره مشخص ده درصد بالا رود، هزینه های ضروری از قبیل خرید تجهیزات جدید و پرداخت حقوق کارشناسان تازه استخدام شده، چه مقدار افزایش می یابد.
- از دلایل محبوبیت هوش کسب و کار این بوده که کارشناسان، هوش کسب و کار را به چشم یک سرمایه گذاری افزایشی در حوزه فناوری اطلاعات نگاه می کنند. یعنی اولا در سیستم ها و روش های تولید سازمان دخالت نمی کند و ثانیا مخاطره استفاده از آن اندک است. به عبارت دیگر هوش کسب و کار دست و پا گیر نبوده، لازم نیست مدیران هر روز صبح که وارد دفتر کار خود می شوند، به عنوان اولین کار به سر و کله زدن با سیستم های هوش کسب و کار بپردازند.
- یکی دیگر از مزایای مهم استفاده از هوش کسب و کار این است که یک راهبرد هوش کسب و کار می تواند میزان بازگشت سرمایه را به سرعت افزایش دهد. در اهمیت این موضوع همین بس که بازگشت سرمایه گذاری فناوری اطلاعات در سازمان ها محسوب می شود.
چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟
قبل از شروع کار معنای نرخ بازگشت سرمایه‌گذاری را برای خودتان مشخص کنید. هر فصل یا هر شش ماه یک بار بررسی کنید که تا چه حد این مقدار با واقعیت مطابقت دارد.شرکت‌هایی که برای BI برنامه ریزی میکنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند ، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام میشود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.
یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید.صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.
مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.
همه چیز را سریع پیش ببرید و به تدریج تعادل ایجاد کنید. برای تهیه‌ی یک گزارش بی‌نقص وقت‌تان را تلف نکنید. همان طور که کسب و کار به سمت تکامل پیش می‌رود، نیازها هم پیش می‌روند. گزارش‌هایی را که باارزش‌ترین اطلاعات را در اختیار می‌گذارند به سرعت انتخاب کنید و روی آنها کار کنید.
تجزیه و تحلیل سبد کالا
در زیر توضیح داده شده است که هوش تجاری (BI) شامل چه مجموعه ی وسیعی از برنامه های کاربردی می‌باشد:
- تحلیل های موردی و پرس و جو (Query)
- گزارش ساز
- پردازشگر تحلیل آنلاین
- هوش تجاری موبایل
- هوش تجاری بلادرنگ
- هوش تجاری عملکردی
- سرویس‌های ابری هوش تجاری
- هوش تجاری متن باز
- هوش تجاری اشتراکی
- هوش منطقه ای
رویکرد مشارکتی
استفاده از مدیریت دانش، مدیریت محتوا و پورتال، کلید اشتراک‌گذاری اطلاعات در محیط مشترک است. هدف اصلی مدیران همسو‌سازی همه‌ی اعضای شرکت در راستای رسیدن به هدف کلی سازمان می‌باشد و استراتژی BI یک‌پارچه‌سازی مدیریت دانش کلی محیط سازمان است. تمام مولفه‌های تحویل اطلاعات به کاربر نهایی باید در این قسمت از استراتژی BI مورد توجه قرار گیرد.با استفاده از موارد زیر شرکت ریسرچیار با شرکت شما برای تضمین موفقیت در پروژه‌های هوش تجاری مشارکت می کند:
- استفاده از گزارش استاندارد
- تجزیه و تحلیل زمانبندی
- OLAP cubes
- داشبورد
- کارت امتیازی
- اعلان ها و استفاده از لایه معنایی
- بودجه‌بندی
- برنامه‌ریزی
- پیش‌بینی فناوری
هدف این است که کاربران را با استفاده از اطلاعات و توانایی های عمل گرا در یک محیط مشترک، توانمند کنیم. BI باید هم فرایند محور و هم داده محور باشد. که این شامل یک‌پارچه‌سازی بهبود عملکرد و فن‌آوری‌های فرایند مدیریت میشود. عموما، فروشگاه داده عملیاتی، انبارداده‌های سازمانی و data mart ها، هسته اصلی سیستم BI هستند. همانطور که BI با محیط کسب و کار برای دستیابی به اهداف کسب و کار یکپارچه میشود تا به اهداف کسب و کار دست پیدا کند، باید معماری عمومی برای ایجاد محیطی مشترک از فن آوری‌های کاربر پسند استفاده شود.
نقش برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) بر هوشمندی کسب و کار
سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان علاوه بر اهداف واقعـی خود یعنی مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیند، باید پشتیبانی از فرآیند تصمیم‌گیری مدیران را نیز پوشش دهند. این سیستم ها، قابلیت جمع آوری اطلاعات از تمامی نقاط محیط به درون سازمان، بخشبندی و یکپارچگی آن را دارند از طرفی تصمیم های مدیریتی صرفاً نمیتوانند بر نبوغ، شهود و قضاوت شخصی افراد متکی باشند، بلکه باید بر پایه بررسی های علمی، آمار و اطلاعات تردید ناپذیر استوار شوند. بنابراین باید سازمانها را به گونه ای پایه ریزی کرد تا بتوان اطلاعات کافی و صحیح را به موقع به مدیران ارائه نمود.
ERP، با ارائه مجموعه ای از واحدهای نرم افزاری- سخت افزاری مستقل که همه بخش‌های وظیفه ای کسب و کار را پوشش می‌دهند، فرآیندهای داخلی سازمان را یکپارچه و ساده میکند.راه اندازی موفقERP به منزله دستیابی به سلاحی برای بقای سازمان در فضای رقابتی کسب و کار نام برده میشود.
در سطوح بالای مدیریتی، نیاز به وجود هوشمندی کسب و کار در سازمان احساس میشود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‌گردد؛ ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه‌ها شروع کرد. شاید برای شما این پرسش مطرح شود که: آیا سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان میتوانند در اخذ تصمیم گیری در سطوح کسب و کار به مدیران کمک نمایند؟ در ادامه سعی میکنیم به این پرسش پاسخ دهیم.
مفهوم سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان
مفهوم سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی که به بهبود عملکرد سازمان منتهی میشود را در بر می‌گیرد و توسط برنامه‌های کاربردی که شامل چندین زیربرنامه کاربردی دیگر است پشتیبانی میشود. به طوری که فعالیت‌ها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می‌سازد
- ERP : نرم افزار یکپارچه ای است که دارای اجزا و یا ماژول هایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات، نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است.
درک صحیح از سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان و درک ارتباط آن با هوشمندی کسب و کار می تواند به تصمیم گیری بهتر مدیریت و طراحی ماژول های مناسب و ابزارهای کمک و در نهایت سودآوری بیشتر سازمان ها کمک نماید. هدف اصلی ، نشان دادن نقش برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) بر هوشمند کسب و کار (BI) می باشد که یکی از عوامل مهم و اثر گذار بر پیاده سازی این سیستم در سازمانها است . پس از بررسی وسیع و جامع مقالات معتبر داخلی و بین المللی این نتیجه حاصل شد که اجرای سیستم برنامه رزی منابع سازمان به تواتمند سازی حوزه های مختلف کسب و کار و نهایتا بهبود تصمیم گیری مدیران کمک می کند .
در اقتصاد رقابتی امروز، استفاده از ابزاری مانند هوشمندی کسب و کار (BI) در کنار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) کمک شایان توجهی به سازمان ها می کند. یکی از چالش های اصلی در سازمان های امروزی، چگونگی یکپارچه سازی اثربخش دارایی های قدیمی با دیگر برنامه های کاربردی داخلی و بیرونی سازمان و فرآیندهای کسب و کار است. اگر سازمانی برنامه ریزی منابع سازمان و سیستم های دیگر را از قبل پیاده سازی کرده باشد و قصد یکپارچه سازی با هوشمندی کسب و کار را دارد، این یکپارچگی مکن است با چالش هایی مواجه شود.
بیشتر بخوانید : هوش تجاری به زبان ساده و مزایای آن
فرایند هوشمندی در کسب و کار
تحولات فن‌آوری به ویژه فن‌آوری اطلاعات در دو دهه اخیر، شیوه‌های مدیریت سازمانها را تحت تاثیر قرار داده است. در واقع دوران جدید که به عصر اطلاعات یا انفورماتیک معروف شده، نوید دهنده جهانی نو با شیوه‌های به کارگیری اطلاعات است. مفاهیمی از قبیل خودکارسازی ادارات و ادارات بدون کاغذ هر روز بیش از پیش مطرح شده و طرفداران زیادی را به سوی خود جلب کرده است.
کارکردهای ERP
بزرگترین چالش کسب و کارهای امروزی در کشور عبارت است از تغییر بازار و مشتریان، ظهور رقبای جدید و تغییر قوانین کسب و کار سازمانها. در نتیجه به مرور زمان نیاز به یک روش و سیستمی برای تعریف، مدیریت، تحلیل و بهینه سازی فعالیت‌های کسب و کار احساس شد.
مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM، مجموعه فرایندهایی است که به سازمانها کمک میکند تا کارآیی کسب و کارشان را بهبود بخشند. در واقع این مجموعه فرایندها، کارآیی و اثر بخشی هر سازمان را با اتوماتیک نمودن فرایند کسب و کار آن سازمان بهینه می‌سازند. هدف BPM یکپارچه سازی فرایندها، افراد و اطلاعات است.
نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک سازمان و افزایش بهرهوری، یکی از مهمترین مشکلات و چالش های پیش روی مدیران شرکت ها، موسسات دولتی و خصوصی می‌باشد.
منظور از گردش کار (WorkFlow)، جنبه عملیاتی یک رویه کاری است، اینکه بخش‌های کاری مختلف چگونه ساختاردهی میشوند، چه کسی آنها را اجرا میکند، ترتیب نسبی آنها چیست، همزمانی آنها به عهده چه کسی است، اطلاعات چطور جریان می‌یابند تا کارها را پشتیبانی کنند و کارها چطور پیگیری و ردیابی میشوند؟
در حالی که مفهوم گردش کار یک مفهوم خاص فناوری اطلاعات نمی‌باشد، پشتیبانی گردش کار به صورت الکترونیکی زیربخشی از تکنولوژی‌های فناوری اطلاعات بوده و به عنوان سیستم مدیریت جریان الکترونیکی کار (EWMS) شناخته میشود. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر میتواند به یکی از معضلات اصلی مدیران در تصمیم گیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. استفاده از روش‌های مرسوم که مبتنی بر مکاتبات اداری به صورت کاغذی، تلفنی و یا ایمیل است، برای یک مجموعه هدفمند و کارآمد، کافی و مناسب نمی‌باشد. برای رفع این مشکل از سیستم‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات استفاده میشود. سیستم‌های موجود در این زمینه دارای پیچیدگی‌های فراوان بوده و با نیازهای جاری و روزمره مجموعه همخوانی ندارد. از سوی دیگر
- عدم امکان پیگیری و ارجاع امور شرکت در هر زمان و از هر مکان،
- وابستگی امور ارجاعی به اشخاص،
- در دسترس نبودن اطلاعات امور ارجاعی به کارکنان در هر لحظه برای مدیران،
- وابستگی امور ارجاعی به حافظه اشخاص،
- کندی روند ارجاع امور از کارمندی به کارمند دیگر و انتقال اطلاعات فیمابین،
- از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‌‌ها در غیاب کارمند مامور آن کار
- و عدم تعیین تاریخ سررسید برای کارها
مواردی هستند که به عنوان ضعف‌های اساسی سیستم‌های سنتی به وضوح قابل مشاهده است.
مزایای ERP
- ایجاد، ذخیره، بازیابی و ویرایش گردش‌کار و فرآیندها به صورت گرافیکی
- تعریف قالب محتوای اسناد، مدارک و فرم‌ها در گردش کار
- تعریف شروط و تصمیم‌گیری در مراحل مختلف گردش‌کار و فرآیند
- امکان تراکنش با پایگاه داده
- طراحی و پیاده‌سازی پردازش‌های مورد نظر سازمان در بخش‌های مختلف گردش‌کار و فرآیند.
- امکان برقراری ارتباط با بانک‌های اطلاعاتی مختلف و تصمیم‌گیری طبق اطلاعات موجود آنها در حین گردش‌کار و فرآیند یا دریافت و ارسال اطلاعات از طریق سرویس‌های مختلف (SOA)
- انجام پردازش‌های اتوماتیک در مراحل مختلف یک گردش کار
- استفاده از بروز رسانی بانک اطلاعاتی در یک گردش کار
- ارسال اطلاعات به صورت پست الکترونیکی در هر مرحله از گردش کار و فرآیند
- امکان معرفی چارت سازمانی و منابع سازمانی به موتور گردش کار
- امکان گردش کار بر روی تمامی فرم‌های تحت سیستم جامع
- امکان مشاهده مراحل گردش کاری طی شده به صورت گرافیکی و فهرستی
- امکان تعیین زمان استاندارد انجام کار در گردش کار
- حذف بروکراسی و کاغذ بازی در صورت پیاده‌سازی مناسب این سیستم
- مدیریت بر گردش کار کل سازمان
- مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان
- بهبود کارایی
- تخصیص خودکار و هوشمندانه منابع انسانی به فعالیت‌ها
- استفاده از انواع روش‌های اطلاع‌رسانی به صورت مستقیم از طریق اتصال به پایگاه‌های داده‌ای مختلف
- کنترل بهتر فرآیندها
- بهبود خدمات به مشتریان
- انعطاف پذیری
- بهبود فرایندهای سازمان
- کاهش دادن هزینههای زنجیره تامین مواد و منابع
- کوتاه نمودن زمان کل انجام یک وظیفه
- ایجاد زمان مطمئن برای انجام کار
نتیجه گیری
به نظر می رسد اوضاع کسب و کار و حتی مفاهیم به سرعت در حال تغییر می باشند و مدیران ارشد سازمان ها به روش ها و ابزاری نیاز دارند که نبض این تغییرات را درک کرده، در تصمیم گیری راهنمای آنها باشد. در اغلب سازمان ها درگیری در امور روزه مره دیگر فرصتی برای تجریه و تحلیل اوضاع نمی دهد. به همین دلیل مدیران ارشد سازمان ها از اوضاع و احوال غافل شده، آینده نگری را به فراموشی می سپارند.
مدیران با اتکا به هوشمندی کسب و کار، نبض امور کسب و کار شرکت را به همراه اوضاع و احوال رقابت در دست می گیرند و با بهره مندی از گزارشات بروز می توانند فرصت های بیشتری برای واکنش در برابر شرایط حاصل از تغییرات سریع بازار داشته و سازمان خود را در شرایط بحرانی جاری رهبری کرده آن را به سر منزل هدف رهنمون کنند.
هوشمندی کسب و کار نیز مانند سایر ابزارهای مدیریتی در صورت توجه و حمایت مدیریت ارشد سازمان می تواند شرکت را در حصول موفقیت سازمانی یاری برساند و در غیر اینصورت آن نیز مانند بسیاری از پارادیم ها و رویه های متعدد سازمانی بجز صرف وقت با ارزش مدیریت ارشد سازمان و کارمندان حاصلی در بر نخواهد داشت. هوشمندی کسب و کار را گاهاٌ به نام های دیگری چون هوش تجاری نیز عنوان می کنند. در شرایط کنونی که به سرعت شرایط تجاری و اقتصادی تغییر می کند بکار بستن هوشمندی کسب وکار می تواند چتری برای مصون ماندن سازمان در کوران‌های اقتصادی باشد.
دوره های مرتبط
دوره کامل تضمینی هوش تجاری با رویکرد کسب درآمد در داخل و خارج از کشور
آنالیز داده و هوش تجاری یکی از پردرآمدهای شغل های دنیا چه در داخل کشور و چه خارج از کشور است. ما در دوره آموزشی صفر تا صد هوش تجاری را به صورت تضمینی آموزش میدهیم.
آموزش ویدیویی هوش تجاری در SQL
شما در این دوره آموزشی (آموزش ویدیویی هوش تجاری در SQL) با مفاهیم و اصول هوش تجاری در SQL آشنا می شوید.
آموزش صفر تا صد طراحی؛ تحلیل و پیاده سازی سامانه های حرفه ای هوش تجاری با پاور بی آی
آموزش صفر تاصد طراحی، تحلیل و پیاده سازی سامانه های حرفه ای هوش تجاری با پاور بی آی در 98 ساعت و توسط اساتید مجرب آماده شده است.
آموزش صفر تا صد داشبورد سازی در سی شارپ
آموزش کامل و پروژه محور مباحث به همراه مثال کاملا عملی در محیط سی شارپ که یک محیط برنامه نویسی ماکروسافتی می باشد. دوره آموزش داشبورد سازی در سی شارپ شامل ساخت یک داشبود زیبا در محیط سی شارپ به کمک کامپوننتهای ssrs و Chart.js می باشد.
آموزش کاملا حرفه ای ویدیویی هوش تجاری در Oracle
آموزش ویدیویی هوش تجاری در Oracle ابتدا به بررسی ساختار کلی هوش تجاری اوراکل پرداخته و سپس به مراحل نصب نرم افزارهای مرتبط با کار خود می پردازیم. سپس مباحث آنالیز داده و فاندامنتال کار را بررسی کرده و در خصوص ریپازیتوری و مسایل مربوط به ان صحبت می کنیم.
دیدگاهتان را بنویسید