هوش تجاری «Business Intelligence» چیست؟
هوش تجاری «Business Intelligence» به دانشی گفته می شود، که حاصل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک شرکت یا سازمان است. هوش تجاری یا هوش کسب و کار که به اختصار BI خوانده می شود، با کمک داده های موجود درباره عملکرد بخش های مختلف یک شرکت، خرید و فروش ها و همچنین کاربران یا مشتری ها و دیگر عوامل تاثیر گذار بر روند کار شرکت، اطلاعات ارزشمند و قابل فهمی ارائه می دهد، که بخش مدیریت را در تصمیم گیری های بزرگ و استراتژیک یاری می کند. همچنین برای بهتر شدن شرایط موجود و بازگشت سریعتر سرمایه، راهکارهایی را پیشنهاد می دهد و نقص های احتمالی را نیز مشخص می کند.
در تعریف ساده تر باید در مورد هوش تجاری گفت: که یک مشاور به تمام معنا برای کسب و کارها است، که با کمک ارقام واقعی، میزان سود در گذشته، حال و آینده را مشخص می کند و راهکارهای ارزشمندی پیشنهاد می دهد، تا سود مجموعه به بیشترین نرخ بازدهی برسد.
هوش تجاری «Business Intelligence» از فناوری، نرم افزارها و الگوریتم های بسیار پیشرفته، برای تجزیه و تحلیل داده ها و در نهایت تبدیل این اطلاعات به گزارش های قابل فهم و مقایسه برای انسان استفاده می کند. این فرایند شامل دانشی فراگیر از تمام عواملی می شود که بر یک سازمان تاثیر دارد، عواملی مثل: رفتار و میزان مشتری ها، رقبا، عملیات داخل سازمان، محیط و شرایط اقتصادی و مواردی از این دست.
هوش تجاری چند مرحله را شامل می شود که طی آنها اطلاعات اولیه شرکت دسته بندی و جمع آوری می شوند. پس از تجزیه و تحلیل شدن اطلاعات و بررسی های لازم به صورت داده های خلاصه شده و مفید، در قالب متن و عدد، نمودار، جدول و یا اشکال دیگر گزارش داده می شود. در این فرایند، تمام داده های شرکت در بازه های زمانی مختلف گردآوری و با هم مقایسه می شود. در نهایت پیش بینی هایی برای بهبود بازدهی شرکت در آینده صورت می گیرد.
مدیران با کمک چنین داده هایی می توانند، استراتژی آینده خود را مشخص کنند، شرکا و مشتریان را برای ادامه همکاری توجیه و ترغیب کنند، یا آنکه رقبا را از سر راه بردارند.
چرا هوش تجاری مهم است؟
اگرچه هوش تجاری شامل فرآیند های پیچیده ای است، اما در مدت زمان کوتاهی می تواند آمار دقیقی از عملکرد شرکت ها ارائه دهد. از این رو مدیران برای اتخاذ تصمیمات بزرگ می توانند از این داده ها استفاده کنند. اگر یک شرکت بدون استفاده از هوش تجاری «Business Intelligence» بخواهد میزان سوددهی و عملکردش در زمینه های مختلف را به صورت دستی بررسی کند. به چندین نیروی انسانی و مدت زمان زیادی نیاز دارد، تا چنین کاری انجام دهد.
البته آن هم فقط اطلاعات محدودی شامل میزان سود در سال گذشته، یا تعداد مشتری ها و مواردی اینچنین. در روش بررسی دستی شرکت ها به اطلاعات پیش پا افتاده ای دست می یابند که سود زیادی برایشان نخواهد داشت.
هوش تجاری همه فرایندهای مختلف از جمله میزان خرید و فروش، ساعت و تاریخ، عوامل محیطی و فرهنگی موثر، نقاط ضعف و قوت و ده ها مورد دیگر را مورد توجه قرار می دهد و در نهایت در گزارشی کامل به تفسیر این اطلاعات می پردازد. مثلا به یک شرکت می گوید که در چه روزهایی از سال یا در کدام ساعت ها، مشتری ها به خرید چه چیزهایی روی می آورند، یا اینکه مردم کدام ناحیه، محصول خاصی را بیشتر می پسندند، همچنین کدام محصول در شهر های خاصی طرفدار ندارد.همه این داده ها به تیم مدیریت کمک می کند، تا تصمیم بگیرند روی کدام کالا ها در چه زمان هایی از سال و در کدام نواحی سرمایه گذاری کنند.
مزایای بالقوه هوش تجاری عبارتند از: سرعت بخشیدن و بهبود تصمیم گیری، بهبود فرآیندهای کسب و کار داخلی، افزایش بهره وری عملیاتی، افزایش درآمد، به دست آوردن گزینه های رقابتی بیشتر، یافتن مشکلات تجاری و بهبود روند بازار تجاری …
سیستم BI می تواند داده هایش را از داده های موجود در گذشته یا داده های در حال تولید تامین کند. این داده ها می توانند شامل اطلاعات قدیمی ذخیره شده در انبار داده ها و همچنین داده های جدید جمع آوری شده، از سیستم های منبع باشند.
هوش تجاری از چه ابزاری استفاده می کند؟
هوش تجاری «Business Intelligence» شامل طیف گسترده ای از برنامه های تجزیه و تحلیل داده، از جمله: تجزیه و تحلیل اطلاعات، گزارش سازمانی، پردازش تجزیه و تحلیل به صورت آنلاین می شود.
این ابزارها بر پایه تکنولوژی «OLAP» که مخفف عبارت (On-Line Analytical Processing) است توسعه داده شده اند. در این فناوری می توان انواع داده ها را وارد سیستم کرد و از آن طرف مشخص کرد که داده ها بر چه اساسی طبقه بندی و چطور نمایش داده شوند.
برای مثال پس از وارد کردن اطلاعات یک فروشگاه زنجیره ای می شود مشخص کرد، داده ها در چنین دسته هایی طبقه بندی و آنالیز شوند؛ بر اساس زمان، مکان، بیشترین میزان فروش، محصولات پرفروش، محصولات کم سود و … همچنین می توان از سیستم BI درخواست ارائه آمار دقیق در قالب نمودار، متن، عدد، جدول و سایر گزینه ها را کرد.
برای طراحی نمودار های مختلف، از ابزار پیشرفته تجسم داده استفاده می شود. همچنین برنامه های BI از فرم های پیشرفته ای پشتیبانی کنند، که شامل داده کاوی، پیش بینی، استخراج متن از داده ها و آمارگیری می شود.
ابزار گزارش دهی می تواند شامل ابزار ساده مانند «SAP Crystal Reports» باشد، یا آنکه در بسته های ERP پیچیده مانند « SAP R / 3 و Oracle E-Business Suite» اقدام به ارائه گزارش شود.
چه کسب و کارهایی باید از هوش تجاری استفاده کنند؟
به طور کلی هر کسب و کاری که اطلاعات و داده های قابل اندازه گیری و مقایسه داشته باشد، می تواند از سیستم هوش تجاری استفاده کنند. انواع شرکت های تجاری، رستوران ها و فست فودها، شرکت های خدماتی، شرکت های آی تی، شرکت های مسافرتی و …
هیچ محدودیتی برای استفاده از هوش تجاری وجود ندارد، هر کسب و کاری که نیاز داشته باشد تا اطلاعات دقیقی نسبت به میزان سرمایه و سودش داشته باشد، می تواند از هوش کسب و کار BI استفاده کند.
مدیران هر کسب و کاری می توانند از این سیستم استفاده کنند و در نهایت با کمک داده های نهایی تمام زیر مجموعه های خود را بروزرسانی کنند. حتی شرکت های بزرگ می توانند اطلاعات را با سازمان های زیر مجموعه خود به اشتراک بگذارند. با کمک این سیستم یکپارچه، کارمندان به صورت فردی و تیمی می توانند، رفتارشان را اصلاح کرده تا مجموعه را بهینه تر کنند.
چطور هوش تجاری را در کسب و کارمان پیاده کنیم؟
پیشتر اشاره کردیم که پیاده سازی سیستم BI در کسب و کار شامل مراحلی برای جمع آوری داده، آنالیز و در نهایت ارائه نتیجه است. اما هر کدام از این مراحل شامل فرآیند پیچیده تری می شوند که به اختصار آنها را توضیح می دهیم.
- از آنجایی که در نهایت اطلاعات باید برای تیم مدیریتی هر سازمان قابل فهم و تفسیر باشند، باید از همان تیم شروع شود. لازم است تیم مدیریتی مشخص کند، که گزارش ها از چه طریق و به چه صورتی در اختیار آنها قرار گیرند. مثلا در قالب متن باشد یا جدول و نمودار؟ اینکه گزارش باید چه مواردی را شامل شود، یا از چه چیز هایی در آن صرف نظر شود، مشخص کننده نوع داده هایی است که باید، سیستم BI به جمع آوری آنها بپردازد.
- پس از مشخص شدن انتظارات شرکت، باید تیم پیاده سازی BI اقدام به طراحی داشبوردهایی کند که قالب آن در مرحله پیش مشخص شده است. اینکه چطور مدیر مجموعه به گزارش ها دسترسی داشته باشد و ... در این مرحله طراحی می شود.
- مرحله بعدی چگونگی جمع آوری داده ها را شامل می شود. از آنجایی که قرار است، هوش تجاری به پیش‌بینی بپردازد و همچنین ضعف ها را بررسی کند و در نهایت دلایل سود و زیان را بگوید، می بایست همه اطلاعات به درستی در اختیارش قرار گیرند. برای این کار نیاز است تا یک پایگاه یا انباره داده، در شرکت راه اندازی شود و همه بخش ها با آن مرتبط شوند. یعنی داده های همه قسمت ها در یک مکان مشخص و ایمن ذخیره شوند. در این پایگاه، داده های پیشین و فعلی شرکت به صورت پالایش شده و خام ذخیره می شوند. تا بعدا در اختیار تیم پیاده سازی هوش تجاری قرار گیرند.
- پس از آنکه داده ها پالایش و ذخیره سازی شد، نوبت به مرحله آزمایشی انجام طرح می رسد. متخصصان هوش تجاری سعی می کنند، تا دقیق ترین فرمول ها و برنامه ها را برای آنالیز اطلاعات استفاده کنند، تا نتیجه مورد انتظار به دست آید. امکان دارد این مرحله آزمایش و خطا چندین بار تکرار شود تا به نتیجه دلخواه و درست برسند.
- در آخرین مرحله این فرایند، نتایج بررسی ها به همان ترتیبی که در مرحله اول مشخص شده بود، به نمایش در می آیند. این چرخه همواره ادامه دارد و پیوسته اطلاعات به روز را نیز به دیگر داده ها می افزاید و به صورت آنلاین می توان اقدام به دیدن گزارش هوش تجاری کرد.
مزایای استفاده از هوش تجاری «Business Intelligence»
هوش تجاری برای هر کسب و کار و تجارت، مزایای متعدد و چه بسا مختلفی دارد. در اینجا به معرفی چند مورد از مزایای مشترک در بیشتر کسب و کارها می پردازیم.
- گزارش دهی منظم
از آنجایی که یک سازمان از بخش های مختلفی تشکیل شده، رییس برای مدیریت، یکپارچه نیازمند به گزارش دهی منظم همه بخش ها خواهد بود. این کار به صورت دستی و ماهیانه می تواند دشوار و هزینه بر باشد. هوش تجاری «Business Intelligence» این امکان را فراهم می آورد که در هر زمان مدیر بتواند گزارش عملکرد هر بخش را جداگانه بررسی کند. همچنین گزارشی کامل مربوط به عملکرد کل مجموعه را می تواند به صورت مستمر ببیند.
هر شرکت یا کسب و کاری بخش‌ها و دپارتمان‌های متفاوتی دارد. اطلاعات بخش‌های مختلف در فرمت‌های مختلف پخش شده‌اند. بیشتر تلاش‌هایی که برای جمع‌آوری اطلاعات انجام می‌شود، باید این اطلاعات را مرتب کند و به فرمتی تبدیل کند که بتوان آنها را تحلیل و بررسی کرد. با استفاده از ابزارهای پیشرفتۀ هوش تجاری در کمترین زمان ممکن می‌تواند یک گزارش کامل و خوانا از هرکدام از بخش‌های شرکت داشته باشید.
به عنوان یک مدیر یا صاحب کسب و کار، این برای شما کاملا حیاتی است که بدانید که دیتاهای شرکت شما به شما چه می‌گویند. البته واضح است که اطلاعات معادل هوش نیست. این مخصوص به زمانی است فوق‌العاده کاربرد دارد که شرکت شما بخش‌های مختلف دارد و اطالاعات بخش‌های مختلف چندان به هم مرتبط نیستند و شما برای تصمیم‌گیری به این اطلاعات نیاز دارید.
- تسهیل در تصمیم گیری
از آنجایی که داده های آماری در همه زمینه ها همواره در دسترس مدیریت هستند. با توجه به هر شرایط می توان تصمیم های هوشمندانه ای گرفت. اینکه با چه اشخاص و چه شرکت هایی همکاری کند، چه کاری باعث زیان می شود، چه چیزی سود آورد است، را می توان به کمک گزارش های سیستم هوش تجاری دریافت. همچنین پیشنهادهایی دریافت کرد که چه اقداماتی باعث سود بیشتر می شوند!
در نهایت این گزارش ها به تصمیم گیری های استراتژیک ختم می شوند که بعضا می توانند یک شرکت را موفق یا ورشکسته کنند.
بگذارید اینطور برایتان بگویم، تمام درآمد و سود شرکت مستقیما به تصمیمات استراتژیک مربوط می‌شود.
شاید برایتان جالب باشد بدانید که مدت زمان تقریبی برای برای تهیه یک گزارش IT چیزی حدود دو روز است. در جهان پر سرعت معاصر، داده‌ها مدام در حال تغییر و نوسان هستند. در طول دو روز داده‌ها تغییرات زیادی می‌کنند. در حقیقت مدیران و استراتژیست‌های شرکت نیاز دارند که به اطلاعات به روز (آپدیت) دسترسی داشته باشند تا بتوانند به سرعت تصمیم بگیرند و جایگاه خود را در بازار از دست ندهند.این اعداد و ارقام اصلا چیز کمی نیستند، دقیقا به کمک همین اعداد و ارقام است که می‌توانید راه‌حل‌های درست و درآمدزا برای کسب و کار خود پیدا کنید.
هدف نهایی یک کارشناس BI این است که اطلاعات شرکت شما را به یک تجزیه تحلیل ساختارمند تبدیل کند. به بیانی دیگر یک کارشناس واقعی هوش تجاری «Business Intelligence» که می‌تواند به تصمیمات استراتژیک و سریع شرکت کمک کند.
هوش تجاری با اطلاعات به روزی که در اختیار مدیران قرار می‌دهد کمک می‌کند که وضعیت مالی شرکت به سمت مثبت حرکت کنید و تصمیمات درست گرفته شود.
- افزایش بهره وری
همانطور که گفته شد، وظیفه هوش تجاری «Business Intelligence» تنها آنالیز داده نیست، بلکه عوامل سود و زیان را هم مشخص می کند. با شناسایی عوامل زیان آور موجود در مجموعه، می توان آنها را از چرخه حذف یا اصلاح کرد. این موضوع می تواند جلوی ضرر بیشتر را بگیرد.
هوش تجاری این قابلیت را دارد که راهکارهای نادرست را مشخص کند، وضع کنونی شرکت را به دقت مشخص کند و در ادامه مشخص کند که روزانه چه کارهایی باید انجام شود، اولویت‌های شرکت چیست و هرکس چه کاری باید انجام دهد. در حقیقت قرار است ببیند که در کدام بخش‌ها ضعف وجود دارد،کدام بخش‌ها باید پیشرفت کنند و به امکانات جدیدتری مجهز شوند.
- کاهش هزینه ها
نیروی انسانی اضافه یا ناکارآمد بیشترین هزینه های مالی را برای شرکت به بار می آورد. از طرفی با توجه به پیشرفت فناوری و دیجیتال شدن داده ها، شرکت ها ناچارند افرادی را برای رسیدگی و دسته بندی این داده ها استخدام کنند. پیاده سازی سیستم BI می تواند همه این هزینه ها و افراد را حذف کند و اطلاعات را با سرعت و دقت بسیار بالاتری دسته بندی کند.
با رشد و پیشرفت جهان امروز ما، مهم‌ترین نیازی که جهان کسب و کار از هر زمان دیگری بیشتر به آن نیاز دارد، نیاز به تجزیه تحلیل داده‌ها و اطلاعات است. از طرف دیگر خود این داده‌ها روز به روز پیچیده‌تر و چند بعدی‌تر می‌شوند، چراکه شرکت‌ها و کسب و کارها مدام در حرکت به سوی گسترده‌شدن و توسغه حرکت می‌کنند. پس به موازات این حرکت نیاز به نیروهای انسانی متخصص برای تحلیل داده‌ها و تهیه گزارشات هم از هر زمان دیگری بیشتر می‌شود. اگر بخواهید از روش‌های سنتی استفاده کنید باید تعداد زیادی نیرو استخدام کنید، مدام گزارش بخواهید و مدام کسی باشد که این گزارشات را چک کند، اما یک متخصص هوش تجاری «Business Intelligence» تمام اینکارها را انجام می‌دهد و در سریع‌ترین زمان ممکن گزارشات مورد نیاز شما را تهیه می‌کند. به عبارتی دیگر در وقت، زمان و هزینۀ شما به شدت صرفه‌جویی می‌کند.
- سرعت بخشیدن به بازگشت سرمایه
اوج تمام خواسته‌های یک شرکت و تمام چیزهایی که در بالا گفتیم می‌تواند در “رشد سریع برای بازگشت سرمایه” خلاصه شود. بدون بینش درست و دیسیپلین مشخص، یا در در دام روش‌های نخ‌نما و قدیمی می‌افتید یا به حدس و گمانه‌زنی در مورد رفتارهای کاربران و چیزهایی از این قبیل می‌افتید. این‌ها مهم‌ترین آفت‌های کسب و کار شما هستند و دقیقا همان چیزهایی هستند که باعث شکست کسب و کار شما و بسیاری دیگر مانند شما می‌شوند.
همانطور که قبلا هم اشاره کردیم، هر شرکت یک سیستم است که تمام بخش‌های آن به نوعی با هم مرتبط هستند و نمی‌شود که برای هر بخش آن یک استراتژی جداگانه ریخت و به بقیۀ بخش‌ها کاری نداشت. تمام تلاش هوش تجاری این است که اطلاعاتی ارائه دهد که اگر چه برای هر بخش به طور جداگانه موجود است، اما بتواند یک کلیتی به ما بدهد که بر مبنای آن تصمیم‌گیری کرد، استراتزی چید و برنامه عملی ریخت.
دقیقا به همین دلیل است که BI می‌تواند به روشنی به شما کمک کند که کمپین‌های خود را برنامه‌ریزی کنید و هر چیزی را که لازم است تغییر دهید، تغییر دهید پیش از آنکه واقعا دیر شود و در کمترین زمان ممکن سرمایه شما را به شما بازمی‌گرداند.
- افزایش کیفیت رقابت
رقابت در هر زمینه ای وجود دارد، تنها زمانی از این رقابت ها لذت خواهید برد، که آمار دقیقی از سود و زیان و میزان فروشتان و همچنین پیش بینی هایی از آینده داشته باشید. اگر بدانید که چه کاری انجام دهید، قطعا رقابت سالم مانند یک بازی هیجان انگیز خواهد بود.
معایب هوش تجاری «Business Intelligence»
استفاده از سیستم هوش تجاری به خودی خود عیبی ندارد، اما برخی عوامل وجود دارند که باعث شکست برخی پروژه های مبتنی بر هوش تجاری می شوند.
- اطلاعات غیر شفاف
از آنجایی که همه دانش هوش تجاری درباره هر سازمان، به اطلاعاتی که به آن داده می شود بستگی دارد. عدم ارائه اطلاعات درست می تواند همه محاسبات را با اشتباه روبرو کند. باید سعی شود در دادن اطلاعات درست هیچ کاستی به عمل نیاید.
- عدم همکاری با هوش تجاری
هوش تجاری و یک سازمان به صورت مستقل از هم نیستند و همواره در تعامل با هم اند. از آنجایی که هوش تجاری با آنالیز داده های سازمان، راهکارهایی را پیشنهاد می دهد، می بایست در راستای سود بیشتر، این راهکار ها را پیاده سازی کرد، تا در مراحل بعدی نتیجه دلخواه حاصل شود. حال اگر بخش هایی از این سازمان به این داده ها توجه نکنند و همانند سابق عملکرد اشتباه خود را داشته باشند، بی شک تمام پیش بینی های هوش تجاری «Business Intelligence» اشتباه از آب در می آیند.
- دنبال نکردن اهداف
همانطور که قبلا اشاره شد برای هر پروژه هوش تجاری باید اهدافی مشخص کرد. همواره هوش تجاری آن اهدافی که برایش تعریف شده را دنبال می کند و در صورتی که اعضای سازمان آن اهداف را نادیده بگیرند یا تغییر دهند، دیگر این سیستم BI درست عمل نخواهد کرد. بایستی همواره در بالاترین سطح اهداف مجموعه و هوش تجاری یکی باشند.
- اشتباهات در پیاده سازی
سیستم هوش تجاری مجموعه ای از نرم افزارها و الگوریتم ها را شامل می شود، اگر هر کدام از این برنامه ها به درستی اجرا نشوند، می تواند نتایج گزارشات کاملا اشتباه باشد. در مرحله آزمایش باید به دقت همه این موارد برای چند بار بررسی شوند.
- عملکرد اشتباه بخش اجرایی
هر تصمیم گیری و هدفی نیاز به اجرا شدن دارد تا نتیجه بدهد. تیم آی تی یا پیاده سازی هوش تجاری نمی تواند هم پیشنهاد بدهد و هم اجرا کند. زمانی این پیشنهادات به نتیجه می رسند که توسط مدیران سایر بخش ها اجرا شوند. عدم همکاری بخش های اجرایی می تواند یک پروژه را به مرز شکست برساند.
- نداشتن برنامه ریزی
عدم وجود برنامه ریزی حتی کوچکترین کارها را می تواند با شکست مواجه کند. از آنجایی که قرار است اهداف شرکت با جدیدت بیشتری دنبال شوند نیاز به یک برنامه ریزی دقیق و حساب شده است.
- کم دانش بودن کارمندان
میزان دانش کارمندان یک مجموعه مشخص می کند که چه کاری درست انجام شود یا اشتباه! از آنجایی که هوش تجاری متدهای جدیدی ارائه می دهد، می بایست کارمندان نیز آموزش های لازم برای اجرای آن را به دست آورند. اگر کارمندان با همان دانش قبلی به کارشان ادامه دهند، نتیجه ای بیشتر از آنچه که قبلا بود حاصل نخواهد شد.
این مقالات بهت کمک میکنن تا درباره هوش تجاری بیشتر بدونی و یاد بگیری
فاصله یک حرف ساده است بین BI و BA
دقیقا فاصله یک حرف ساده است بین BA و BI، اما فهمیدن تفاوت این دو کلمه به درک شما از BI کمک زیادی می‌کند.
هوش تجاری با نام دیگری به نام Descriptive Analytics هم شناخته می‌شود. کارشناسان هوش تجاری «Business Intelligence» داده‌های گذشته و زمان حال شرکت یا سازمان را تحلیل می‌کنند. در حقیقت یک متخصص هوش تجاری قرار نیست به کسب و کار شما بگوید که چکار کنید. تنها چیزی که می‌گوید این است که اوضاع کسب و کار شما در گذشته چگونه بوده و الان چگونه است.
در مقایسه با تعریف BI می‌توانید BA را قرار دهیم.
BA مخفف عبارت Business Analytics است. BA از ابزارهای تحلیل داده کمک می‌گیرد تا بتواند پیش‌بینی کند که چه اتفاقی برای آیندۀ کسب و کار می‌افتد. در حقیقت BI بیشتر به یک فرآیند اشاره می‌کند که داده‌ها را برای ما فراهم می‌کند. اما BA بیشتر به یک شخص اشاره می‌کند که بر مبنای این اطلاعات راه‌حل برای بیزینس پیدا می‌کند. در حقیقت می‌توانیم اینطور بگوییم که BA یکی از اجزای فرآیند BI حساب می‌شود.
به نظر می‌رسد که حالا تا حدودی با کلیت هوش تجاری آشنا شده‌اید. اما BI دقیقا چه فوایدی برای کسب و کار شما دارد؟
چرا شرکت‌ها به هوش تجاری نیاز دارند؟
در دهه‌های گذشته، شرکت‌ها هزینه‌های بسیاری برای پیاده سازی سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه‌های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده‌ها (Data Warehousing) متحمل شده‌اند. این کار حجم عظیمی از داده‌ها را در پایگاه‌های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می‌خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم‌ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.
ما به اطلاعات نیاز داریم، ولی هرچه داریم داده خام است
این سخن مدیرانی است که اغلب از این وضعیت شکایت می‌کنند. اگر فناوری اطلاعات یک کار را درست انجام داده باشد، آن امکان جمع آوری تمام داده‌های موجود و قابل تصور است. از داده‌های نوشته شده روی کاغذ یا تایپ شده در کامپیوتر گرفته تا تصاویر و امضاها و … ما امروزه حتی صدا و تصویر را هم ضبط و آرشیو می‌کنیم.
زمانی مدیر یک شرکت بین المللی به من گفت:
“داده‌ها دارند از چشم و گوش من بیرون می‌زنند. من نمی‌دونم چطور از آنها بهره برداری کنم.”
راهکارهای مقطعی سال‌هاست که وجود دارند، من واژه “مقطعی” را به کار می‌برم چون این راه‌کارها فقط بخشی از مشکل را در یک مقطع زمانی حل می‌کنند و فروشندگان این محصولات برچسب ابزار هوش تجاری (BI Tools) روی آن زده‌اند.
ویکی پدیا هوش تجاری «Business Intelligence» را به مجموعه نرم افزارها و فناوری‌هایی اطلاق می‌کند که برای جمع آوری، دسترسی و تحلیل داده‌ها و اطلاعات عملیاتی سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند.هدف ابزارهای هوش تجاری این است که هر کسی در حوزه اطلاعات خود بتواند تصمیمات بهتری اتخاذ کند. ولی متاسفانه مشکلاتی در مورد ابزارهای هوش تجاری سنتی وجود دارد.
هوش تجاری در ارتباط تنگاتنگ با گزارش گیری است؛ و معمولا افراد معدودی در سازمان هستند که توانایی و دسترسی ساخت گزارش‌ها را دارند. این افراد بعضا از این “قدرت کنترل” برای تثبیت جایگاه خود و یا سوء استفاده از دیگران استفاده می‌کنند. از آن مهم‌تر، تخصص‌های این چنینی اگرچه تضمین و امنیت شغلی برای آن افراد ایجاد می‌کند؛ ولی کل سازمان را دچار نارضایتی از ابزارهای خریداری شده می‌کند و این باعث می‌شود که از آن فاصله بگیرند و دیگر روی آن سرمایه گذاری نکنند.
شکست ابزارهای هوش تجاری بر پایه دو چیز استوار است: یکی این که بخش‌های مختلف کسب و کار بین نیازهای خود و ابزارها، رابطه درستی برقرار نمی‌کنند، دیگری این که بخش فناوری اطلاعات، سوالات صحیح را از آنها نمی‌پرسد.وی.آر. سریوستان، معاون جنوب آسیا در شرکت Business Objects می‌گوید:
“نسل‌های قبلی هوش تجاری «Business Intelligence» ارزش مدیریت و تحلیل مفهومی از سرمایه اطلاعاتی هر سازمان را درک نکرده بودند. ولی این نقص هم در بعد تکنولوژی هم بعد کسب و کار در حال برطرف شدن است. بلوغ این دو بعد منجر به تبدیل هوش تجاری به یک فرآیند کلیدی در کسب و کارهای امروزی شده است.”
آرزوهای ما در هوش تجاری:
سوگانتی شیوکومار (Suganthi Shivkumar) معتقد است که مدیران کسب و کار ابزاری می‌خواهند که اشراف آنها را نسبت به طبیعت پویای بازار جهانی افزایش داده و به مدیران در شناسایی نقاط سودآوری کمک کند. آنها از IT انتظار دارند که اطلاعاتی را که در تله سیستم‌های عملیاتی موجود در سازمان قفل شده‌اند، رها کند.
“امروزه نهادهای نظارتی و جو کسب و کار بسیار بی رحمانه عمل می‌کنند، به طوری که هرگونه انحراف از انتظار یا مغایرت مالی ممکن است به عنوان تخلف یا سوء مدیریت تعبیر شود. این مساله شرکت‌ها را مجبور کرده که دقت بسیار زیادی در برنامه ریزی و فرآیندهای گزارش دهی به کار ببرند. ایجاد گزارش‌های دقیق و مطمئن از فاکتورهای بسیار مهم انتخاب نوع ابزار هوش تجاری به شمار می‌رود.”
داشتن یک نسخه واحد از واقعیت نیز به همان اندازه مهم است. در نهایت همه سازمان‌ها می‌خواهند تصویر واضحی از عملکرد خود داشته باشند. این تصویر شامل پیش بینی دقیق تقاضا، درآمد و هزینه‌ها جهت استقرار بهینه منابع و سرمایه گذاری روی فرصت‌ها خواهد بود.
ظهور هوش تجاری «Business Intelligence» به عنوان یک ابتکار استراتژیک در لیست اولویت‌های سرمایه گذاری شرکت‌ها قرار گرفته است، اما به دلیل تنوع و بعضا اختلاف در اهداف میانی سازمان (اهداف دپارتمان‌های مختلف)، ممکن است به سادگی اهداف کلان سازمان از دید خارج شده و به سمت اجرای ابزارهای هوش تجاری (معمولا با خریداری ابزارهای آماده از شرکت‌ها) برای رفع آن نیازهای میانی حرکت کنیم. نتیجه خالص این استراتژی، گسترش سیستم‌های نابرابر و ناهمخوان است که نه تنها با یکدیگر خوب ارتباط برقرار نمی‌کنند، بلکه مسائل را پیچیده تر نیز می‌کنند.
خبر خوب این است که با وجود ابزارهای هوش تجاری نه چندان کارآمد گذشته، مدیران و صاحبان کسب و کار هنوز معتقدند هوش تجاری نقش بسیار مهمی در بازار رقابتی امروز ایفا می‌کند. فشار رقابتی بازار جهانی، ادغام کننده‌ها و شرکت‌هایی که شرکت‌های کوچک‌تر را جذب می‌کنند، باعث می‌شوند تا شرکت‌ها دائما در حال تغییر ساختار و پیدا کردن روش‌های جدید سودآوری باشند. صاحبان کسب و کار نیاز به دیدگاهی عمیق دارند تا به آنها برای هدایت کسب و کار در این فضای آشفته کمک کند.
در دهه‌های گذشته، شرکت‌ها هزینه‌های بسیاری برای پیاده سازی سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، سامانه‌های ارتباط با مشتری (CRM) و ابزارهای تجمیع داده‌ها (Data Warehousing) متحمل شده‌اند. این کار حجم عظیمی از داده‌ها را در پایگاه‌های داده آنها محصور کرده است. اکنون صاحبان کسب و کار با اعمال فشار به واحد فناوری اطلاعات (IT) از آنها می‌خواهند که این اطلاعات را از بند آن سیستم‌ها رها سازند تا برای مدیران قابل استفاده باشد.
امروزه دیگر ساخت گزارش در زمان تعیین شده به تنهایی کافی نیست. بلکه دقت و یکپارچگی گزارش‌ها از اهمیت فوق العاده‌ای نسبت به گذشته برخوردار شده است.
چه کسی مسئول این تغییرات و کاستی‌هاست؟
- پاسخ در حالت کلی ساده است: تغییر در نحوه انجام کارها
قبلا گفته شد که هوش تجاری «Business Intelligence» به عنوان یک ابتکار استراتژیک ظهور کرده و اولیت سرمایه گذاری صاحبان کسب و کار است، اما به دلیل تنوع اهداف میانی سازمان با چالش‌هایی مواجه هستند. تجربه گذشته نشان می‌دهد که فناوری اطلاعات تلاش می‌کند تا ابزارها و سیستم‌ها را برای کل سازمان استاندارد و یکپارچه نماید. امروزه همه کاربران کسب و کار، نه فقط مدیران، اطلاعات مورد نیازشان را در لحظه می‌خواهند و دیگر منتظر واحد فناوری اطلاعات نمی‌مانند تا اطلاعات را به آنها ارائه کند. همچنین نیاز به ابزارهای انعطاف پذیر و ساده دارند که به نرم افزارهای روزمره آنها (مانند Microsoft Office) شبیه باشد. به علاوه می‌خواهند که یکپارچگی اطلاعات حفظ شود. کاربران کسب و کار به راه‌کارها و ابزارهایی نیاز دارند که نه تنها ارائه اطلاعات می‌کنند، بلکه مدیریت و تولید برخی اطلاعات را نیز انجام می‌دهند و این کار را با تجمیع و مرتبط نمودن اطلاعات سیستم‌های مختلف موجود انجام می‌دهند. یعنی می‌خواهند اطلاعات عملیاتی کسب و کار را به اطلاعات مالی آن وصل نموده و چشم انداز جدیدی نسبت به کسب و کار ایجاد کنند.
- ریسک شکست BI را به حداقل برسانید
پیتر دراکر (Peter Drucker) نویسنده و متخصص مدیریت کسب و کار می‌گوید:
“هیچ چیزی بدتر از این نیست که یک کار اشتباه را به خوبی انجام دهید.”
چرا باید BI شکست بخورد؟ چرا طراحی و پیاده سازی BI بر اساس نیاز پرسنل دپارتمان‌های مختلف اشتباه است، چرا باید BI بر اساس نیاز و اهداف کلان سازمان طراحی و پیاده شود؟
چون معمولا پرسنل برنامه ریزی‌های شرکت را نمی‌فهمند یا از عمکرد آن دید واضحی ندارند. به این دلیل که نمی‌شود روی پرسنل برای آن بخش از استراتژی که مربوط به آنها است حساب کرد، یا به اطلاعاتی که ارائه می‌دهند استناد نمود و تصمیمات مفید اتخاذ کرد.
یکی از بزرگ‌ترین راه‌های شکست هوش تجاری «Business Intelligence»، نحوه پیاده سازی آن در سازمان است. شروع پیاده سازی BI در یک دپارتمان خاص از سازمان باعث می‌شود سطح هوش تجاری در سطح آن دپارتمان تعریف شود. نتیجه پیاده سازی ابزارهایی است که فقط نیازهای آن بخش از سازمان را مرتفع می‌کند. متاسفانه عدم یکپارچگی این ابزارها در کل سازمان موجب می‌شود که تاثیرگذاری آن محدود و بعضا در جهتی غیر از اهداف کلان سازمان باشد.
آیا اخیرا راهنمای یک ابزار هوش تجاری را مطالعه نموده‌اید، آنها اکثرا برای کاربر ساده ساخته نشده‌اند، آنها برای کاربران حرفه‌ای ساخته شده‌اند که در نقش نگهبان و دروازه اطلاعات حضور خواهند داشت. نتیجه داشتن ابزاری است که وسعت کاربران بسیار کمی دارد و این یعنی شکست.
ابزارهای هوش تجاری نباید محدود به کسانی باشد که از مهارت‌های فنی خاصی برخوردار هستند، برای بهینه کردن بازدهی هوش تجاری، همه پرسنل سازمان باید بتوانند به اطلاعات مربوط به خود به سادگی و به سرعت دسترسی پیدا کنند و بر اساس آن در حوزه عملکرد خود تصمیم گیری نمایند.
هوش تجاری دیگر فقط گزارش گیری نیست، بلکه محتوای درون گزارش است. همانطور که عملکرد کسب و کارها دائما در حال تغییر است، ابزارهای هوش تجاری نیز باید از “گزارش محور” به “اطلاعات محور” تکامل پیدا کنند تا بتوانند چیزی ارائه کنند که با ایجاد دید عمیق در مدیران نسبت به کسب و کار خود، عملکرد بهتری داشته باشند.
بنابراین همه سازمان باید احساس کنند که هوش تجاری بازدهی را بهینه می‌کند. به وسیله هوش تجاری شما با گذشته، حال و آینده ارتباط برقرار می‌کنید و به شما نگرش عمیقی از کسب و کارتان می‌دهد که منجر به ایجاد مزیت‌های رقابتی واقعی در کسب و کار شما می‌شود.
تنها راه موفقیت هوش تجاری «Business Intelligence» تمرکز روی تصویر کلی سازمان است. مدیریت، تولید و ارائه یکپارچه اطلاعات و امکان آنالیز و هدف گذاری مجدد برای کاربران. فقط در این حالت می‌توان برای کل سازمان یک استاندارد تعریف و استفاده نمود.
آینده هوش تجاری
روند حرکت نرم افزارها نشان می‌دهد که نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) و هوش تجاری از اهمیت بالایی برخوردار خواهند بود. به علاوه، اضافه کردن جستجو و تعامل با دنیای وب امکاناتی جدیدی هستند که تولیدکنندگان نرم افزار نام آن را هوش تجاری ۲ نهاده‌اند.
به عنوان نمونه در شهرهای سروستان، در اتاق های اورژانس پزشکان می‌توانند از طریق ابزارهای هوش تجاری به اطلاعاتی راجع به تعداد مسمویت‌های غذایی در ۲۴ ساعت گذشته، موقعیت مسمومیت و علل اصلی آن دست پیدا کنند. دسترسی آنلاین به اطلاعات مطمئن می‌تواند به سیستم درمانی کمک کند تا از شیوع این گونه بیماری‌ها جلوگیری کنند.
شرکت‌ها نیز به دنبال ابزارهای همه جانبه مانند ابزارهای پیام رسانی که در کنار داشبوردهای فروش برای بحث در مورد علل فروش کم شرکت نسبت به اهداف قرار داده شده‌اند تا سرعت پیشروی و طی مراحل بعدی کار را تسهیل نمایند.
تصور کنید می‌توانید از ابزارهای هوش تجاری «Business Intelligence» برای داده‌های آینده استفاده نمایید. این در واقع چیزی است که مدیران کسب و کار می‌خواهند. توانایی آنالیز داده‌ها و اجرای “اگر…آن وقت” یا “What if” روی داده‌های آنلاین یا آینده. بدون این که منتظر گذشت پریودهای زمانی مختلف باشند. این یعنی تصمیم گیری در زمان مناسب، در زمینه درست و در جایگاه ایده آل.
توصیه نهایی
آندریاس بیترر، معاون تحقیقاتی موسسه گارتنر معتقد است که هوش تجاری «Business Intelligence» باید یک فرآیند دائمی و همیشگی باشد تا مفید واقع شود. پس به آن به عنوان یک پروژه نگاه نکنید.
تعداد کمی از سازمان‌ها استراتژی جامعی برای هوش تجاری دارند یا استانداردهای هوش تجاری را درست تعریف کرده‌اند. شرکت‌هایی که از تکنولوژی‌های هوش تجاری نابرابر یا ناهمخوان استفاده می‌کنند، با عواقب آن درگیر هستند. عواقبی چون هزینه‌های بالای پیاده سازی، نگهداری و آموزش، عدم یکپارچگی اطلاعات و پرسنل ناامید که در زمان مناسب به پاسخ سوالات خود نمی‌رسند.
با کاهش تعداد ابزارهای هوش تجاری، شرکت‌ها می‌توانند در هزینه‌ها صرفه جویی کنند، داده‌های کسب و کار خود را کنترل کرده و به آن اعتماد کنند. همچنین اطلاعات مورد نیاز پرسنل را در اختیار آنها قرار دهند.
هوش تجاری «Business Intelligence» مجموعه ای از نرم افزارها و ابزار آنالیز داده است، که با بررسی داده های یک شرکت می تواند میزان سود و زیان و دلایل آن را مشخص کند. از آنجایی که آنالیز داده ها می تواند مدیران را در اتخاذ تصمیم های بسیار بزرگ یاری کند، شرکت ها نیازمند استفاده از چنین سیستم های هوشمندی هستند. برای پیاده سازی هوش تجاری می بایست، کل مجموعه همکاری ها و دانش لازم را داشته باشد، در غیر این صورت نتیجه مورد انتظار حاصل نخواهد شد.
دوره های مرتبط
دوره کامل تضمینی هوش تجاری با رویکرد کسب درآمد در داخل و خارج از کشور
آنالیز داده و هوش تجاری یکی از پردرآمدهای شغل های دنیا چه در داخل کشور و چه خارج از کشور است. ما در دوره آموزشی صفر تا صد هوش تجاری را به صورت تضمینی آموزش میدهیم.
آموزش ویدیویی هوش تجاری در SQL
شما در این دوره آموزشی (آموزش ویدیویی هوش تجاری در SQL) با مفاهیم و اصول هوش تجاری در SQL آشنا می شوید.
آموزش صفر تا صد داشبورد سازی در سی شارپ
آموزش کامل و پروژه محور مباحث به همراه مثال کاملا عملی در محیط سی شارپ که یک محیط برنامه نویسی ماکروسافتی می باشد. دوره آموزش داشبورد سازی در سی شارپ شامل ساخت یک داشبود زیبا در محیط سی شارپ به کمک کامپوننتهای ssrs و Chart.js می باشد.
آموزش کاملا حرفه ای ویدیویی هوش تجاری در Oracle
آموزش ویدیویی هوش تجاری در Oracle ابتدا به بررسی ساختار کلی هوش تجاری اوراکل پرداخته و سپس به مراحل نصب نرم افزارهای مرتبط با کار خود می پردازیم. سپس مباحث آنالیز داده و فاندامنتال کار را بررسی کرده و در خصوص ریپازیتوری و مسایل مربوط به ان صحبت می کنیم.
دیدگاهتان را بنویسید