ساده‌ترین پاسخ ممکن است این باشد که مهارت‌ها امروزه در یک سازمان وجود ندارند و بنابراین آنها کار زیادی در راه هوش تجاری رسمی انجام نمی‌دهند. تقریباً همه سازمان‌ها گزارش‌های عملیاتی و مدیریتی دارند.

اکثر سازمان‌ها دارای نوعی تجزیه و تحلیل هستند که از صفحات گسترده به عنوان یک ابزار سطح ورودی استفاده می‌کنند. یافتن سازمان هایی که فاقد قابلیت تجزیه و تحلیل رسمی هستند، هنوز رایج است . بنابراین، این یک دلیل عالی برای ایجاد یک تیم هوش تجاری است.

با این حال، امروزه بیشتر متداول است که این توابع – گزارش های ساختمان، داشبورد و تجزیه و تحلیل – در یک سازمان وجود دارند، اما به خوبی تعریف نشده اند و دارای عملکردهایی هستند که بسیار غیررسمی هستند.

با فناوری‌های سلف‌سرویس BI ، یافتن کاربرانی که ابزار تجسم داده‌ها را به‌صورت آنلاین کشف کرده‌اند و آن را برای استفاده خود به کار گرفته‌اند، معمول است. یک بخش می تواند از بخش دیگری بازدید کند و متوجه شود که آنها ابزار متفاوتی را اتخاذ کرده اند زیرا آنها آن را جداگانه کشف کرده اند.

در واقع، اگرچه فروشندگان نرم‌افزار دوست دارند استراتژی زمین و گسترش خود را توصیف کنند، اما اغلب آنها با بخش‌های مختلف که نرم‌افزار را به طور مستقل اتخاذ می‌کنند، به زمین می‌رسند. این می تواند از نظر تاکتیکی برای هر بخش مؤثر باشد، اما به ندرت به استراتژی خوبی منجر می شود.

چه از ابتدا یک تیم BI را بسازید و چه با شناسایی یک قابلیت جفت شده یا مجازی موجود، بهتر است از ابتدا رابطه آن تیم با بقیه سازمان را به وضوح تعریف کنید. سناریوی پیچیده‌تر و رایج‌تر زمانی رخ می‌دهد که نقش‌های BI در حال حاضر کمابیش به طور رسمی در سراسر سازمان وجود داشته باشد و نیاز به تجمیع داشته باشد.

بپرسید که آیا تیم با اعضای بخش های مختلف یا یک سازمان رسمی جدید مجازی خواهد بود — اما قبل از آن، ساختار عملکردی تیم را در نظر بگیرید. چهار نقش خاص برای موفقیت تیم هوش تجاری حیاتی است.